AMAPJ Nouvelle version V028

une nouvelle version de AMAPJ (V028) a été mise en place ce matin pour votre AMAP
Dans le détail, cette version comprend les améliorations suivantes :
Liste des modifications, point de vue global

  • refonte de la gestion des adhésions :
    • un lien beaucoup plus fort entre les contrats et les adhésions a été créé, ce qui simplifiera le travail du trésorier. Quand un contrat est créé, il est désormais lié à une periode d’adhésion, et un amapien peut s’inscrire à ce contrat uniquement si il est cotisant sur la periode d’adhésion indiquée.
    • Il est possible de generer un fichier Excel qui contient pour chaque période d’adhésion (ou saison), la liste de tous les contrats pour tous les amapiens, avec le montant de l’adhésion.
    • Il n’est plus nécessaire de rendre les utilisateurs inactifs : si les utilisateurs ne ré adherent pas à l’AMAP, au bout de 3 mois le processus d’archivage va les rendre inactifs (les archiver)
    • Des paramètres permettent d’activer ou de désactiver ce comportement, vous pouvez toujours aussi rendre inactifs les utilisateurs manuellement
  • Archivage et RGPD :
    • AmapJ intégre désormais des outils plus simples pour archiver et effacer les anciens contrats / utilisateurs / producteurs. Le respect du RGPD s’en trouve simplifié. Voir tous les détails ici : https://amapj.fr/docs_utilisateur_rgpd.html

Liste des modifications écran par écran

  • Ecran « Mes contrats »
    • la partie relative à la gestion des adhésions a été supprimée
    • un bug empêchant l’impression des contrats dans certains cas a été corrigé
    • libellé plus clair pour les contrats de type carte prépayée
  • Ecran « Mes adhésions »
    • ce nouvel écran permet à l’amapien de renouveler son adhésion à l’AMAP, d’imprimer son bulletin d’adhésion, de consulter ses anciennes adhésions
  • Ecran « Gestion des contrats vierges »
    • ajout d’un bouton « Voir » pour les modèles de contrat
    • ajout d’un bouton »Autre » pour la saisie en masse du lien entre les contrats et les périodes d’adhesion
    • le bouton « Archiver » donne plus de détails sur les raisons de non archivage d’un contrat, avec la possibilité de forcer
  • Ecran « Réception des chèques »
    • ajout d’un bouton « Réception en masse »
    • il est désormais possible d’avoir 4 champs libres pour chaque chèque (au lieu de deux auparavant : numéro du chèque, nom de la banque, nom sur le chèque, …)
  • Ecran « Synthése multi contrat »
    • Ajout d’une extraction Excel « bilan par période d’adhésion », qui contient pour chaque période d’adhésion (ou saison), la liste de tous les contrats pour tous les amapiens, avec le montant de l’adhésion
    • Ajout d’une extraction Excel « bilan par année civile »
  • Ecran « Gestion des utilisateurs »
    • Cet écran n’affiche plus les utilisateurs inactifs (ou archivés), pour une meilleure lisibilité
    • Lors de la création d’un utilisateur, il est possible de créer de suite son adhésion
    • Ajout d’un bouton « Voir » pour les utilisateurs
    • Ajout d’une extraction Excel « bilan complet », qui contient l’ensemble des informations connues sur cet utilisateurs dans AmapJ
    • le bouton « Archiver » donne plus de détails sur les raisons de non archivage d’un utilisateur, avec la possibilité de forcer
    • Ajout de la date de création de l’utilisateur
    • Ajout d’un bouton « Autre », permettant de lancer un écran avec la possibilité de rendre actif ou inactif les utilisateurs en masse
  • Ecran « Gestion des producteurs »
    • Il est désormais possible d’archiver un producteur qui ne vient plus à l’AMAP
    • Ajout d’un bouton « Voir »
    • Ajout de la date de création des producteurs
  • Ecran « Bilans des adhésions »
    • Cet écran a été renommé (il s’appelait auparavant Bilan des cotisations)
  • Ecran « Réception des adhésions »
    • Cet écran a été renommé (il s’appelait auparavant Réception des cotisations)
    • Ajout d’un bouton Ajouter en masse : permet de créer en masse les adhésions
    • Ajout d’un bouton Réceptionner en masse : permet de réceptionner en masse les adhésions
    • Deux nouveaux types de paiements ont été ajoutés : il y a maintenant VIREMENT et INTERNET en plus de CHEQUE et ESPECES
  • Ecran « Contrats archivés »
    • Le bouton « supprimer définitivement » donne plus de détails en cas de blocage à la suppression, avec la possibilité de forcer
    • Ajout d’un bouton « Créer à partir » : on peut créer un nouveau contrat directement depuis un contrat archivé
  • Ecran « Producteur archivés » – Nouvel écran
    • Permet de visualiser les producteurs archivés
    • Le bouton « supprimer définitivement » donne plus de détails en cas de blocage à la suppression, avec la possibilité de forcer
  • Ecran « Utilisateurs archivés » – Nouvel écran
    • Permet de visualiser les utilisateurs archivés, ils ne sont plus mélangés avec les utilisateurs actifs
    • Le bouton « supprimer définitivement » donne plus de détails en cas de blocage à la suppression, avec la possibilité de forcer
  • Ecran « Gestion des archives » – Nouvel écran
    • Permet de saisir les régles d’archivage des données au sein de votre AMAP
    • Permet d’archiver ou de supprimer les contrats, les utilisateurs, les producteurs, les periodes d’adhésion, les periodes de permanence en quelques clics. L’outil calcule ce qu’il faut faire, l’affiche pour vérification, puis après votre accord fait tout le nettoyage en quelques secondes.
  • Ecran « Paramétres généraux »
    • Dans le mail de rappel des permanences, il est désormais possible d’indiquer à l’utilisateur son rôle à l’aide de la variable #ROLES#. Il est aussi possible de préciser le rôle de tous les participants avec la variable #PERSONNES_AVEC_ROLES#.Voir le bas de la page https://amapj.fr/docs_utilisateur_planning_permanence.html
    • Ajout d’un paramétrage sur l’écran « Gestion des contrats vierges » : on peut indiquer si « La saisie d’une période de cotisation est obligatoire » lors de la création d’un contrat. Valeur par défaut: OUI
  • Tous les écrans
    • Meilleur fonctionnement sur tablette ou téléphone

Pour tirer le meilleur parti de cette mise à jour, le trésorier devrait faire les opérations suivantes après cette mise à jour (mais il n’y a pas nécessité de le faire tout de suite non plus)

  • Accorder les contrats avec les périodes de cotisations
    • aller dans Gestion des contrats vierges, puis Autre, puis Saisie en masse les périodes de cotisations pour tous les contrats
    • Pour chaque contrat, saisir sa période de cotisation de référence
    • Aller ensuite dans l’écran « Synthése multi contrat », et télécharger le bilan par période de cotisation
    • Vérifier que celui ci est correct
  • Epurer les données
    • Lire en détail cette page : https://amapj.fr/docs_utilisateur_rgpd.html
    • Décider au sein du collectif de l’AMAP la durée de conservation des données pour les contrats, utilisateurs, …
    • Aller dans l’écran « Gestion des archives », saisir ce que vous avez décidé, puis lancer l’épuration
<p value="<amp-fit-text layout="fixed-height" min-font-size="6" max-font-size="72" height="80">Une nouvelle version sera disponible en février, cette nouvelle version facilitera la gestion des<br>nouveaux adhérents et des retardataires, avec la possibilité de s'inscrire après la date limite (et il sera possible de désactiver ceci pour certains contrats)Une nouvelle version sera disponible en février, cette nouvelle version facilitera la gestion des
nouveaux adhérents et des retardataires, avec la possibilité de s’inscrire après la date limite (et il sera possible de désactiver ceci pour certains contrats)